หมวดที่ 5 มาตรฐานการจัดเก็บเอกสารแบบอิเลคทรอนิกส์

          มาตรฐานต่างๆที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ โดยพิจารณาแยกเป็นเอกสารจากภายนอกองค์กรและเอกสารภายในองค์กร โดยมีข้อกำหนดดังนี้

1. มาตรฐานระบบงาน Document Management การเก็บเอกสารสำหรับเอกสารจากภายในหรือภายนอก หรือเอกสารที่จำเป็นต้อง Scan ให้ใช้ซอฟท์แวร์โมดูลงานสารบรรณของ HOSxP ในการจัดเก็บและทำลายตามระเบียบงานสารบรรณ
2. มาตรฐานการจัดการ Hard disk สำหรับจัดเก็บข้อมูลในเครื่อง PC และ notebook มีดังนี้-Drive C: สำหรับติดตั้งระบบปฏิบัติการและโปรแกรมต่างๆ-Drive D: สำหรับเก็บข้อมูล โดยให้มี Folder ของหน่วยงานโดยตั้งชื่อ Folderของหน่วยงาน
    คือ WORK_<รหัสหน่วยงาน>
   
   ตัวอย่างการตั้งชื่อ Folder เก็บงานใน Driver D:
   WORK_IM
3. มาตรฐานการตั้งชื่อ Folder มี Format ดังนี้ <รหัสหน่วยงาน>--<ชื่อ Folder>
   
   ตัวอย่างการตั้งชื่อ Folder
   IM_รูปภาพ
4. มาตรฐานการตั้งชื่อ File มี Format ดังนี้ <รหัสหน่วยงาน>--<ชื่อ File>
   
   ตัวอย่างการตั้งชื่อ File
   IM-540101-service profile.doc